Как не волноваться перед совещанием на работе?
Слишком много встреч создает для нас стресс и утомляет, производительность и качество работы страдают в результате, когда сотрудники мысленно отключаются во время лишних встреч, теряют мотивацию или тратят драгоценное рабочее время. В ходе опроса руководители заявили, что можно обойтись без 83 процентов встреч в их календарях. В другом опросе сотрудники из США назвали «перегрузку на собраниях» главным убийцей производительности в офисе.
И даже если проблема общепризнанна, бесконечные предварительные совещания и разбор полетов, «проверки» и командные встречи с помощью видео по-прежнему портят настроение в компаниях. Итак, что необходимо сделать, чтобы избавиться от коллективной зависимости от встреч?
Ниже мы обсуждаем наиболее распространенные психологические ловушки, из-за которых проходит больше встреч, чем следовало бы, и возможные решения.
1. Встреча с FOMO
Одна из наиболее частых причин, по которой мы посещаем слишком много встреч - это FOMO (Fear of Missing Out - страх пропустить). Как участники собрания, мы беспокоимся, что коллеги осудят нас или, что еще хуже, забудут о нас, если мы не будем присутствовать на каждом собрании. Часто существует глубоко укоренившееся традиционное представление о том, что значит быть «хорошим» работником. Это означает, что мы приравниваем присутствие к продуктивности - и это отношение еще больше укрепляется, когда руководители измеряют нашу приверженность, основываясь на наличии лиц во время видео встречи.
В то время как менеджеры должны просто избегать такого вредного поведения, сотрудники также могут преодолеть свою неуверенность в этом вопросе, найдя способы продемонстрировать свою значимость и приверженность за пределами собраний. Это, вероятно, упростит вам отказ от приглашения на собрание, если вы уже внесли свой вклад или если вы связываетесь с организатором после собрания.
Интересно, что FOMO не ограничивается посетителями, но может появляться и у организаторов, что приводит к чрезмерно раздутым спискам посетителей. Ведя собрание, помните, что неучастие в заседании кого-либо, не имеющего отношения к нему или ей, никогда не может быть оскорблением. Скорее, из уважения, было бы целесообразно проинформировать вашего коллегу, если встреча будет пустой тратой времени. Подумайте о том, чтобы побеседовать с участниками о личной значимости встречи и сообщить об этом ключевым заинтересованным сторонам после встречи, чтобы убедиться, что все получают актуальную для них информацию, не участвуя во всей беседе. Исследования показали, что наиболее продуктивные сотрудники меньше посещают собрания и вместо этого хранят свои часы для целенаправленной работы.
И последнее, но не менее важное: лучший способ помочь вашей команде преодолеть FOMO - это продемонстрировать здоровую вовлеченность. Чтобы побудить вашу команду отказываться от ненужных встреч, откажитесь от встречи сами. Если вы хотите побудить своих сотрудников уделять время своей работе, сделайте это самостоятельно - и сообщите об этом своим сотрудникам. Один из наших коллег даже написал о времени, которое он упорно трудился, в своей электронной подписи, чтобы вся его команда знала, когда он недоступен, и чувствовала себя воодушевленной делать то же самое.
2. Эгоистическая настойчивость
Все мы время от времени становимся жертвами эгоцентричного характера - склонности отдавать предпочтение собственным потребностям. В отношении собраний эта тенденция приводит к тому, что мы называем «эгоистичной срочностью». Это означает, что руководители планируют встречи в любое удобное для них время, необязательно учитывая потребности или графики работы своих команд. Некоторые руководители даже сознательно планируют встречи, если в команде возникают конфликты в расписании, так что каждый вынужден корректировать свое расписание в соответствии с потребностями руководителя.
Чтобы преодолеть эгоистичные жесты, лидеры должны заранее помнить об упущенных возможностях, связанных с собранием команды. Это могут быть финансовые затраты - например, компания обнаружила, что одно еженедельное собрание руководителей среднего звена обходится компании более чем в 15 миллионов долларов в год, - или личные расходы, такие как потерянное время сотрудника на поездку на работу или потерю времени. Потеря умственной энергии.
Если вы испытываете трудности, попробуйте такой инструмент, который рассчитывает денежную стоимость встречи, или поговорите с членами вашей команды, чтобы узнать, как встречи влияют на их личную и профессиональную жизнь. Как только вы узнаете о затратах, вам следует начать искать способы их снижения. Старайтесь планировать встречи заранее, вместо того, чтобы мешать сотрудникам срочным приглашением. Постарайтесь найти даты, удобные для всех, и подумайте о сокращении или отмене встречи, если преимущества не перевешивают недостатки.
3. Встречи как средство приверженности
Иногда встречи используются как инструмент приверженности или же как механизмы, обеспечивающие выполнение участниками своих обещаний. Наука о поведении показывает, что внешнее назначение (например, встреча с начальником) может быть эффективным мотиватором, но сама встреча часто не нужна, поскольку сотрудники сообщают только о том, как они достигли или не достигли согласованной цели. Чтобы решить эту проблему, не теряя мотивационной силы встреч, заранее сообщите своей команде, что встреча не состоится, если крайний срок будет соблюден, и представьте отмену как награду за соблюдение крайнего срока. Если работа не будет сделана вовремя, встреча, скорее всего, все равно будет полезна, поскольку можно обсудить непредвиденные факторы, вызвавшие задержку. Когда работа будет выполнена, отправьте простое электронное письмо с похвалой своей команде и сэкономьте всем час рабочего времени. А когда все, кроме одного из сотрудников, закончат, пропустите встречу и вместо этого найдите другой способ привлечь его к ответственности, не тратя зря время остальных.
4. Эффект аварийности
Когда мы в стрессе, выполнение кажущихся срочных (но, на самом деле, несущественных) задач может принести некоторое облегчение. Это известно как, так называемый, эффект срочности («Mere Urgency Effect» ). Когда мы планируем и посещаем собрания, мы чувствуем, что достигли чего-то, от чего мы не хотим отказываться или отменять, даже когда объективно другие наши задачи более важны. Вдобавок к этому часто возникает эффект медлительности: если конкретная встреча всегда происходила в определенное время, гораздо легче придерживаться ее, чем проверять, действительно ли встреча имеет смысл.
Решение: сделайте отмену или преждевременное прекращение встреч правилом, особенно для повторяющихся встреч. Вместо того чтобы спрашивать: «Есть ли что-нибудь новое?», Скажите: «Если нет ничего нового, мы отменяем, чтобы все могли выиграть час». Если вы не уверены, необходима ли встреча, отмените ее и посмотрите, что произойдет. Возьмите за привычку спрашивать, нужна ли вам следующая встреча, на повторяющихся встречах.
5. «Встреча с амнезией»
Слишком часто мы снова и снова возвращаемся к одной и той же теме только потому, что никто не помнит, что обсуждалось на последней встрече. Чтобы избежать этой амнезии на собраниях, запланируйте короткий пятиминутный опрос со своей командой после важных внутренних и внешних обсуждений. Эти подведения итогов особенно важны при полностью мобильной работе, поскольку из-за отсутствия возможностей неформального контакта организаторам легко не заметить, если разговор сбивает сотрудников с толку.
Кроме того, как организатору, вы должны взять за правило записывать то, что было сказано - и иметь в виду - и делиться этими резюме с участниками и любыми соответствующими заинтересованными сторонами, которые отсутствовали. Речь идет не о создании полной стенограммы встречи, а скорее о кратком изложении ключевых сообщений и решений, которые необходимо предпринять в формате, который делает информацию максимально доступной. В качестве побочного эффекта регулярное изучение этой документации также может помочь вашей команде решить, продуктивна ли встреча или имеет смысл отменить или сократить ее в будущем.
6. Чувство одиночества
Вы когда-нибудь сидели на трехчасовом собрании и задавались вопросом, как это возможно, что вы единственный, кто осознает его бесполезность? Считать себя самым разочарованным человеком в комнате - это нормально, но психология показывает, что это часто иллюзия. Плюралистическое невежество описывает феномен, при котором, хотя мы все переживаем одну и ту же ситуацию, мы предполагаем, что другие воспринимают ее принципиально иначе. Эта предвзятость заставляет нас продолжать планировать и посещать встречи, даже когда все втайне полагают, что встреча бесполезна - все потому, что мы предполагаем, что мы единственные, кто так думает.
Чтобы преодолеть плюралистическое невежество, лидеры должны поощрять свои команды открыто выражать свои разочарования и отзывы, а вы должны работать вместе, чтобы выявлять и устранять непродуктивные встречи на регулярной основе. Например, в ходе текущего исследования мы оценили данные электронной почты и календаря компании, чтобы определить собрания, на которых участники выполняли многозадачность больше всего. Когда мы поделились результатами с командой, менеджер с гордостью объявил: «Я не был на этих встречах уже несколько недель, какая трата времени!»
Вывод
Конечно, нет волшебной таблетки для полного отказа от совещаний на рабочем месте. Выявленные нами ловушки проистекают из универсальных человеческих предрасположенностей, и эти предрасположенности чрезвычайно трудно преодолеть. Однако, если вы понимаете психологические корни плохих встреч, и лидеры, и их команды могут работать над более здоровыми нормами общения, более эффективными взаимодействиями и более свободным графиком. Сайт с девушками по вызову проститутки Сочи Сохрани, чтобы не потерять
