Электронный обмен данными EDI

25.07.2019

Электронный обмен данными EDIЛюбая торговая организация вынуждена ежедневно обрабатывать огромное количество документации: заявок, договоров, универсальных передаточных документов и так далее. Чаще это делается сотрудниками вручную, что неминуемо приводит к ошибкам. Решить эту проблему поможет внедрение системы EDI.

Что такое EDI и сфера его применения

Electronic Data Interchange (EDI) – это технология электронного обмена сообщениями и документацией между организациями через интернет. Она помогает значительно облегчить труд сотрудников и ускорить все бизнес-процессы.

Сегодня оформлять заявки поставщику могут сразу несколько человек: торговые представители, товароведы, работники торгового зала. В результате какие-то позиции заказывают дважды, а про другие и вовсе забывают. На полках скапливается много ненужного товара, а та продукция, за которой приходит покупатель, отсутствует. Это неминуемо ведет к снижению прибыли.

Чтобы заявка дошла до адресата сотрудникам приходится лично звонить в компанию, отправлять длинные электронные письма или факсы. Большая номенклатура, сокращения в наименованиях, неправильно указанное количество – все это часто приводит к проблемам. Поставщик привозит ошибочно заказанный товар, который магазин не принимает, и он вынужден вести его обратно. В итоге торговая точка остается без нужной продукции, а поставщик теряет деньги на перевозках. Недопонимания приводят к конфликтам между компаниями, а иногда и вовсе к разрыву деловых отношений.

Избежать этого поможет внедрение системы EDI. Она помогает полностью автоматизировать весь процесс выполнения заказа, исключив при этом влияние человеческого фактора.

Как работает EDI

Электронный обмен данными EDIТоваровед в магазине выбирает продукцию, которая ему необходима. Для занесения товара в заказ достаточно сканировать штрих код или выбрать позиции из каталога в товарно-учетной программе. Заказ оформляется автоматически. В закодированном виде он передается поставщику нажатием одной кнопки. Это поможет избежать ошибок и гарантированно получить ту продукцию, которая нужна магазину.

Поставщик обрабатывает заявку и с помощью EDI уведомляет магазин о готовности товара к отгрузке, выставляет счета на оплату и сообщает дату доставки. При приемке товара магазин имеет возможность сразу же выставить поставщику претензии по поводу брака или недостачи. Больше не придется ждать, пока экспедитор довезет до компании бумажные документы, а поставщик даст ответ. Все вопросы решаются через EDI в режиме реального времени.

Основные задачи EDI

EDI решает следующие задачи:

  1. Исключает вероятность совершения ошибок при оформлении любой документации.
  2. Сокращает время создания заявок, накладных, актов и так далее.
  3. Автоматизирует процесс обработки накладных и счетов-фактур. Это позволит сократить рабочий день бухгалтеров, а, следовательно, и их заработную плату.
  4. Формирует универсальные передаточные документы, которые будут иметь юридическую значимость. Их в дальнейшем в электронном виде удастся направить в ФНС для отчетности.
  5. Исключает вероятность предъявления контрагентами претензий по поводу несвоевременного предоставления документов или нарушения сроков поставки.

Такая системы окажется лучшим выбором для оптовых и розничных торговых организаций, складских комплексов, факторинговых компаний, производителей, фирм, предоставляющих различные услуги.

Преимущества

Электронный обмен данными EDIСреди ключевых преимуществ технологии EDI выделяют:

  1. Отсутствие необходимости использовать факс, электронную почту и телефон для связи с контрагентом.
  2. Снижение трудозатрат и ускорение всех бизнес-процессов.
  3. Исключение вероятности совершения ошибок при заполнении документов.
  4. Контроль статуса документа. Отправитель может узнать, получил и прочитал ли сообщение партнер.

Использование EDI позволит полностью отказаться от бумажного документооборота. Это поможет экономить на расходных материалах и почтовых пересылках. Пользователь может быть на 100% уверен, что важные документы не потеряются и будут вовремя получены контрагентом. Все это увеличить эффективность предприятия и повысит доходность.

Что предлагает компания СКАТ?

Компания СКАТ предлагает комплексную услугу по установке и введению в эксплуатацию системы EDI. В нее входят:

  1. Настройка товарно-учетной программы. Формировать заявки и получать накладные можно будет непосредственно в программе.
  2. Настройка оборудования контрагентов для возможности работы через EDI. Наши сотрудники самостоятельно свяжутся со всеми компаниями и договорятся о внедрении и тестировании системы.
  3. Обучение персонала организации пользованию EDI.
  4. Подключение сразу к нескольким провайдерам.

Каждый клиент получает полное техническое сопровождение. Служба поддержки компании СКАТ работает 7 дней в неделю с 9:00 до 22:00.


Возврат к списку